Wil jij in de buurt een eigen evenement organiseren? Fantastisch idee natuurlijk! Voor je enthousiast aan de slag gaat, zijn er echter wel een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Zo zijn er vergunningen nodig en kan een bouwhek handig zijn om drommen mensen mee in het gareel te houden. Dit zijn de dingen waar je aan moet denken wanneer je een evenement wilt organiseren.
Wat ga je doen?
Wat voor evenement ga je organiseren? Het is slim om dit zoveel mogelijk te specificeren. Zo weet je makkelijker de juiste doelgroep te bereiken en weet de doelgroep op hun beurt waar ze aan toe zijn. Muziek of sport is bijvoorbeeld te breed. Misschien onderscheidt jouw evenement zich in een type muziek of sport, bijvoorbeeld jazz of straatvoetbal. Misschien is de locatie van jouw evenement uniek: bijvoorbeeld bandoptredens in lokale winkels.
Is er animo?
Peil ook of er animo is voor een dergelijk evenement bij jou in de buurt. Een beginnend evenement is immers vaak nog niet groot genoeg om mensen van buiten de regio te trekken. Wat is jouw doelgroep? Leven die een beetje in de omgeving? In een sterk vergrijsde omgeving heeft een hiphopfestival toch echt minder kans van slagen.
Vergunningen
Een van de belangrijkste dingen die je moet regelen voor jouw evenement zijn de juiste vergunningen. Deze moet je aanvragen bij de gemeente waar je het evenement gaat houden. Alle evenementen die niet plaatsvinden op een officiële feestlocatie hebben een eventvergunning nodig. Ook zul je in de meeste gevallen een vergunning nodig hebben om geluid te produceren harder dan 85 dB. Als jouw evenement de openbare orde verstoord, bijvoorbeeld omdat het op het marktplein plaatsvindt, heb je ook een vergunning voor aanpassing van de openbare orde nodig. Veel evenementen gaan gepaard met de nodige glazen alchohol, dus zorg ook dat je een vergunning hebt om alcohol te schenken. Daarnaast zal de gemeente van jou een goed uitgedacht veiligheidsplan verwachten.
Is er budget
Niet onbelangrijk: heb je voldoende geld om het evenement op poten te zetten? Organisatie van evenementen is vaak heel duur, dus het antwoord is waarschijnlijk nee. Echter, veel gemeenten bieden subsidies aan voor de organisatie van evenementen, omdat leuke evenementen de aantrekkelijkheid van een gemeente ten slotte ook ten goede komen. Stel dus een goed plan op, want als de gemeente brood ziet in jouw idee, willen ze je financieel waarschijnlijk graag steunen. Daarnaast is crowdfunding een uitstekende manier om aan voldoende geld voor jouw evenement te komen.
Zijn er voldoende vakmensen betrokken?
Tot slot: een evenement organiseer je niet alleen. Zorg daarom voor een sterk team van enthousiastelingen met wie jij dit project aangaat. Stel een helder stappenplan op tot de dag van het evenement zelf en delegeer de taken. Wie heb je buiten de organisatie om allemaal nodig? Denk hierbij bijvoorbeeld aan ervaren podiumbouwers, technici, beveiliging en cateraars. Vele handen maken samen licht werk en zetten een fantastisch evenement op poten.
